Κανονιστική Συμμόρφωση

Γιατί είναι ουσιαστικό;

Η Κανονιστική Συμμόρφωση αποτελεί φιλοσοφία και δέσμευση της Διοίκησης και αποσκοπεί στο να διασφαλίσει ότι η εν γένει δράση της εταιρείας είναι σύννομη και ανταποκρίνεται σε υψηλά επίπεδα εταιρικής υπευθυνότητας, καλλιεργώντας κλίμα εμπιστοσύνης μεταξύ της εταιρείας και του κύκλου των συναλλασσόμενων με αυτήν προσώπων ή φορέων, συμπεριλαμβανομένων των εργαζομένων της, των πελατών, προμηθευτών και καταναλωτών της, των μετόχων της, αλλά και των διοικητικών και δικαστικών αρχών. Με αυτόν τον τρόπο ενισχύεται η εμπορική θέση της εταιρείας και εδραιώνεται η φήμη της, ενώ παράλληλα δημιουργείται το απαραίτητο κλίμα ασφάλειας και εμπιστοσύνης μεταξύ των συναλλασσομένων με αυτήν και των λοιπών ενδιαφερομένων προσώπων (stakeholders).

Η προσέγγισή μας

Οι θεμελιώδεις αρχές και αξίες που διέπουν τον τρόπο λειτουργίας και επιχειρηματικής δράσης των εταιρειών του Ομίλου, στην Ελλάδα και το εξωτερικό περιλαμβάνονται σε ενιαίο Κώδικα Δεοντολογίας, η εφαρμογή του οποίου είναι υποχρεωτική τόσο για τη Διοίκηση και το προσωπικό του Ομίλου, όσο και για τους εξωτερικούς συνεργάτες ή προμηθευτές του.

Ο Κώδικας Δεοντολογίας προβλέπει τη λειτουργία της Υπηρεσίας Κανονιστικής Συμμόρφωσης, η οποία μεριμνά για την εφαρμογή και τη παροχή συμβουλών ως προς τον Κώδικα Δεοντολογίας, αλλά και για τη διερεύνηση παραπόνων ή καταγγελιών σχετικά με περιπτώσεις παραβίασής του.

Συγκεκριμένα θέματα του Κώδικα δεοντολογίας εξειδικεύονται από ειδικές Πολιτικές: Πολιτική Ανταγωνισμού, Πολιτική Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, ενώ βρίσκεται σε τελικό στάδιο διαμόρφωσης η πολιτική αποφυγής συγκρούσεων συμφερόντων.

Η φιλοδοξία μας

Ο Όμιλος ΕΛΛΗΝΙΚΑ ΠΕΤΡΕΛΑΙΑ έχει ως στόχο οι δραστηριότητες των εταιρειών του και οι συνεργασίες τους να διέπονται από συγκεκριμένες αξίες και αρχές που εφαρμόζονται σε όλες τις εκφάνσεις εταιρικών δράσεων, από τις πιο απλές και καθημερινές, ως τις πιο σημαντικές και σύνθετες. Οι αρχές και οι αξίες αυτές καθορίζουν ένα σύννομο και ηθικό τρόπο λειτουργίας του Ομίλου προς επίτευξη των επιχειρηματικών του στόχων και διασφαλίζουν την βιωσιμότητα και την πρόοδό του.

Σύμφωνα με τις Αρχές Εταιρικής Διακυβέρνησης του Οργανισμού Οικονομικής Συνεργασίας και Ανάπτυξης (ΟΟΣΑ), η εταιρική διακυβέρνηση αρθρώνεται ως ένα σύστημα σχέσεων ανάμεσα στη Διοίκηση της εταιρείας, το Διοικητικό Συμβούλιο (ΔΣ), τους μετόχους της και άλλα ενδιαφερόμενα μέρη. Συνιστά τη δομή μέσω της οποίας προσεγγίζονται και τίθενται οι στόχοι της εταιρείας, εντοπίζονται οι βασικοί κίνδυνοι που αυτή αντιμετωπίζει κατά τη λειτουργία της, προσδιορίζονται τα μέσα επίτευξης των εταιρικών στόχων, οργανώνεται το σύστημα διαχείρισης κινδύνων και καθίσταται δυνατή η παρακολούθηση της απόδοσης της Διοίκησης κατά τη διαδικασία εφαρμογής των παραπάνω.

Σε συμμόρφωση προς τη διάταξη του άρθρου 43α παρ. 3 εδάφιο (δ) Κ.Ν. 2190/1920, η οποία προστέθηκε με την παρ. 2 του άρθρου 2 Ν. 3973/2010 και προβλέπει την υποχρέωση των εισηγμένων εταιρειών να προβαίνουν σε δήλωση εταιρικής διακυβέρνησης, με αναφορά στον κώδικα εταιρικής διακυβέρνησης που εφαρμόζουν, η εταιρεία έχει υιοθετήσει τον Κώδικα Εταιρικής Διακυβέρνησης του Ελληνικού Συμβουλίου Εταιρικής Διακυβέρνησης (ΕΣΕΔ) για τις Εισηγμένες Εταιρείες (καλούμενος εφεξής «Κώδικας»). Ο Κώδικας αυτός βρίσκεται στον ιστότοπο του ΕΣΕΔ, βλ. εδώ

Εκτός του ιστοτόπου του ΕΣΕΔ, ο Κώδικας είναι διαθέσιμος σε όλο το προσωπικό μέσω του εταιρικού εσωτερικού ιστότοπου καθώς και σε έντυπη μορφή στη Γενική Διεύθυνση Οικονομικών Υπηρεσιών και στη Γενική Διεύθυνση Ανθρωπίνου Δυναμικού του Ομίλου. Ο Κώδικας Εταιρικής Διακυβέρνησης, σε αντίθεση με τις υποχρεωτικές διατάξεις των σχετικών νόμων, στις οποίες έγινε αναφορά ανωτέρω, αποτελεί κείμενο αυτορρύθμισης και οικειοθελούς δέσμευσης της εταιρείας.

Αποκλίσεις από τον Κώδικα Εταιρικής Διακυβέρνησης

Ο Κώδικας Εταιρικής Διακυβέρνησης ακολουθεί την προσέγγιση «συμμόρφωση ή εξήγηση» και απαιτεί από τις εισηγμένες εταιρείες που επιλέγουν να τον εφαρμόζουν να δημοσιοποιούν την πρόθεσή τους αυτή και είτε να συμμορφώνονται με το σύνολο των ειδικών πρακτικών του Κώδικα, είτε να εξηγούν τους λόγους μη συμμόρφωσής τους με συγκεκριμένες ειδικές πρακτικές. Για περισσότερες λεπτομέρειες, βλέπε Ετήσιο Απολογισμό 2018, κεφ. Εταιρική Διακυβέρνηση, σελ. 86-103.

Η εταιρεία διοικείται από ΔΣ αποτελούμενο από δεκατρία (13) μέλη και η θητεία του είναι πενταετής, λήγουσα στις 17/4/2023 παρατεινόμενη μέχρι τη λήξη της προθεσμίας, εντός της οποίας πρέπει να συνέλθει η αμέσως επόμενη Τακτική Γενική Συνέλευση των μετόχων της εταιρείας.

Το ΔΣ είναι το ανώτατο διοικητικό όργανο της εταιρείας και κατά κύριο λόγο διαμορφώνει τη στρατηγική και την πολιτική ανάπτυξης, εποπτεύει και ελέγχει τη διαχείριση της περιουσίας της εταιρείας. Για περισσότερες λεπτομέρειες, βλέπε Ετήσιο Απολογισμό 2018, κεφ. Εταιρική Διακυβέρνηση, σελ. 86-103.

Ο Όμιλος δομείται από τις εξής δραστηριότητες: τη Διύλιση, Εφοδιασμό και Εμπορία, τη Λιανική Εμπορία Πετρελαιοειδών στην Ελλάδα και το εξωτερικό, την Παραγωγή και Εμπορία Πετροχημικών, την Έρευνα και Παραγωγή Υδρογονανθράκων και την Παραγωγή και Εμπορία Ηλεκτρικής Ενέργειας και Φυσικού Αερίου. Στις δραστηριότητες αυτές θα πρέπει να προστεθεί ο τομέας των Τεχνικών Μελετών (ΑΣΠΡΟΦΟΣ) και οι Ανανεώσιμες Πηγές Ενέργειας (ΕΛΠΕ ΑΠΕ), τα οποία συνθέτουν έναν μεγάλο ενεργειακό Όμιλο, που στοχεύει στην αριστοποίηση της λειτουργίας και ανάπτυξη της καινοτομίας.

Εσωτερικός Έλεγχος & Διαχείριση Κινδύνων

Το σύστημα διαχείρισης κινδύνων του Ομίλου έχει σχεδιαστεί για να εντοπίζει και να διαχειρίζεται τις απειλές και τις ευκαιρίες και περιλαμβάνει δικλείδες ασφαλείας και ελεγκτικούς μηχανισμούς σε διάφορα επίπεδα μέσα στον Όμιλο, όπως περιγράφονται αναλυτικά εδώ (σελ. 36-42, 171-173 & 180-181).

Μέρος του Συστήματος Εσωτερικού Ελέγχου είναι και η λειτουργία της Γενικής Διεύθυνσης Εσωτερικού Ελέγχου Ομίλου (ΓΔΕΕΟ),  η οποία συνεισφέρει στην βελτίωση του περιβάλλοντος Αναγνώρισης, Αξιολόγησης και Διαχείρισης Κινδύνων, των Συστημάτων Εσωτερικού Ελέγχου και της Εταιρικής Διακυβέρνησης, με σκοπό την επίτευξη των στρατηγικών στόχων του Ομίλου.

Σημαντικές δράσεις κατά το 2018 ήταν:

1. Πραγματοποιήθηκε για 4η συνεχή χρονιά η διαδικασία Εκτίμησης Κινδύνων σε επίπεδο Ομίλου, που αποτελεί πρακτική Εταιρικής Διακυβέρνησης. Την εργασία αυτή ολοκλήρωσαν οι επικεφαλής των οργανωτικών μονάδων και εταιρειών του Ομίλου, με τον συντονισμό της ΓΔΕΕΟ. Σκοπός της ενέργειας αυτής είναι, αφ’ ενός μεν η ανάπτυξη ενιαίας προσέγγισης εντοπισμού, αξιολόγησης και διαχείρισης κινδύνων στον Όμιλο, αφ’ ετέρου δε η αξιοποίηση των αποτελεσμάτων στην κατάρτιση του ετήσιου και τριετούς ελεγκτικού πλάνου του Ομίλου.
2. Ξεκίνησε η προσαρμογή των αρχών του Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων στη λειτουργία της ΓΔΕΕΟ.
3. Επικαιροποιήθηκε το πλαίσιο λειτουργίας της ΓΔΕΕΟ (Κανονισμός Λειτουργίας, Εγχειρίδιο Λειτουργίας και Στρατηγική/Όραμα), προσαρμόστηκε στον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων και αναρτήθηκε στο εσωτερικό και εξωτερικό διαδίκτυο, για δυνατότητα πρόσβασης από κάθε ενδιαφερόμενο.
4. Συνεχίστηκε η σταδιακή εκπαίδευση όλου του προσωπικού, εκ μέρους αρμοδίων στελεχών της ΓΔΕΕΟ, επί των βασικών αρχών που διέπουν την λειτουργία του Εσωτερικού Ελέγχου, με στόχο την ενίσχυση και προώθηση της ελεγκτικής κουλτούρας εντός του Οργανισμού και τη βελτίωση της συνεργασίας της ΓΔΕΕΟ με τις ελεγχόμενες μονάδες.
5. Ελήφθησαν οι εξής πιστοποιήσεις από ελεγκτές της ΓΔΕΕΟ:
   • Καταπολέμηση της διαφθοράς (ACFE)
   • ICA/anticorruption (ICA)
   • CGAP/Government Auditing Professional (IIA)
   • CIA (IIA)
6. Ολοκληρώθηκαν συνολικά 56 έλεγχοι (48 τακτικοί και 8 έκτακτοι), υπερκαλύπτοντας το πρόγραμμα ελέγχων του έτους.
   

   Κατηγορία ελέγχων	Ποσότητα
   Εγκαταστάσεις παραγωγής, διακίνησης και εμπορίας πετρελαιοειδών (περιλαμβάνονται θέματα ασφάλειας)	19
   Θέματα πληροφορικής / ασφάλειας συστημάτων	4
   Τομέας προμηθειών	9
   Κανονιστική συμμόρφωση	4
   Θέματα ανθρωπίνου δυναμικού	4
   Οικονομικά – διοικητικά – εμπορικά θέματα	16

7. Οι έλεγχοι επεκτάθηκαν σε νέες οργανωτικές μονάδες που δεν είχαν ελεγχθεί κατά το παρελθόν, όπως τα Τμήματα Προγραμματισμού Παραγωγής και Τεχνικών Υπηρεσιών των Διυλιστηρίων, εγκαταστάσεις και αεροδρόμια της Εμπορίας που συνδέονται άμεσα με θέματα αποτελεσματικής διαχείρισης και ασφάλειας εγκαταστάσεων, αλλά και επιτελικές οργανωτικές μονάδες, με σκοπό την ελεγκτική κάλυψη του συνόλου των δραστηριοτήτων του Ομίλου.
8. Εξετάστηκαν καταγγελίες για παραβιάσεις των Πολιτικών, Κανονισμών και Διαδικασιών του Ομίλου σε συγκεκριμένες οργανωτικές μονάδες και προτάθηκαν βελτιωτικές ενέργειες, όπου αυτό κρίθηκε απαραίτητο, με στόχο την εξάλειψη και της παραμικρής αμφιβολίας ή δυνατότητας παρέκκλισης από τις διαδικασίες του Ομίλου.
9. Εντός του 2018 δημιουργήθηκε Διεύθυνση Παρακολούθησης & Διαχείρισης Κινδύνων Ομίλου, ενταγμένη στην οργάνωση της Γενικής Διεύθυνσης Οικονομικών Ομίλου, πρακτική Εταιρικής Διακυβέρνησης που βρίσκει εφαρμογή σε μεγάλες εταιρείες.

Ο Όμιλος ΕΛΛΗΝΙΚΑ ΠΕΤΡΕΛΑΙΑ έχει ενσωματώσει στη στρατηγική του τη Βιώσιμη Ανάπτυξη και όλες οι επιχειρηματικές του δραστηριότητες εναρμονίζονται με τις δεσμεύσεις για μια κοινωνικά υπεύθυνη επιχείρηση.

Η προσέγγιση αυτή αποτυπώνεται και στη γενική πολιτική Εταιρικής Υπευθυνότητας που ακολουθείται την τελευταία δεκαετία.

Καταβάλλεται κάθε δυνατή προσπάθεια ώστε να ελαχιστοποιούνται οι περιβαλλοντικές επιπτώσεις, να δημιουργείται ένα ασφαλές, υγιές και καλό εργασιακό περιβάλλον, να προστατεύονται τα ανθρώπινα δικαιώματα και να δημιουργούνται προϋποθέσεις ανάπτυξης, που να ικανοποιούν τις παρούσες ανάγκες της κοινωνίας χωρίς να διακυβεύεται το μέλλον των επόμενων γενεών.

Στο πλαίσιο υλοποίησης αυτής της πολιτικής ο Όμιλος:

• Χρησιμοποιεί μεθόδους και πρακτικές, οι οποίες είναι οικονομικά, περιβαλλοντικά και κοινωνικά υπεύθυνες για την αντιμετώπιση της αυξανόμενης ζήτησης για κάλυψη των ενεργειακών αναγκών.
• Εφαρμόζει διαδικασίες για την εξοικονόμηση φυσικών πόρων και ενέργειας, περιορισμού των εκπομπών και ορθής διαχείρισης των αποβλήτων.
• Υιοθετεί τις αυστηρότερες ευρωπαϊκές και διεθνείς προδιαγραφές και τις Βέλτιστες Διαθέσιμες Τεχνικές για την προστασία του περιβάλλοντος.
• Δίνει ιδιαίτερη έμφαση στην Υγεία και Ασφάλεια των εργαζομένων και εφαρμόζει σύγχρονες μορφές εκπαίδευσης για όλο το προσωπικό.
• Υλοποιεί προγράμματα και καλές πρακτικές για τη στήριξη του κοινωνικού συνόλου.

Με βάση την αρχή της Διαφάνειας και τη δέσμευση για συνεχή ενημέρωση των ενδιαφερόμενων μερών, καταρτίζεται ετήσιος Απολογισμός Βιώσιμης Ανάπτυξης & Εταιρικής Κοινωνικής Ευθύνης σύμφωνα με ισχύοντα διεθνή πρότυπα. Από το 2007 υιοθετεί και συμβάλλει στη διάχυση των 10 Αρχών του Οικουμενικού Συμφώνου των Ηνωμένων Εθνών (UNGC), για:

1. την προστασία των ανθρωπίνων δικαιωμάτων και σεβασμό των δικαιωμάτων εργασίας
2. την προστασία του περιβάλλοντος και υιοθέτηση τεχνολογιών φιλικών προς αυτό
3. την εξάλειψη των διακρίσεων
4. την καταπολέμηση της διαφθοράς

και εκδίδει την Έκθεση Αναφοράς Προόδου (CoP).

Δεσμεύεται και εφαρμόζει τους 17 Στόχους Βιώσιμης Ανάπτυξης και ευθυγραμμίζεται με τα διεθνή πρότυπα περί Απολογισμού Βιωσιμότητας, του Global Reporting Initiative, GRI Standards, συμπεριλαμβανομένου  και του ειδικού συμπληρώματος δεικτών για τον πετρελαϊκό κλάδο, Oil and Gas Sector Supplement. Η αξιοπιστία των παρεχομένων στοιχείων και πληροφοριών πιστοποιείται από τρίτο ανεξάρτητο φορέα και επίσης η ετήσια Έκθεση Προόδου (CoP) αναρτάται στην ιστοσελίδα του Οικουμενικού Συμφώνου του ΟΗΕ.

Ο Όμιλος υιοθέτησε τον Ελληνικό Κώδικα Βιωσιμότητας και συμμορφώνεται με τα 20 κριτήρια που ανταποκρίνονται στην ανάγκη μέτρησης της οικονομικής, περιβαλλοντικής και κοινωνικής επίδοσης.

Το Καταστατικό της εταιρείας προβλέπει ανάδειξη του Διοικητικού Συμβουλίου με διορισμό – και όχι εκλογή από την Γενική Συνέλευση για 11 από τα 13 μέλη του, γεγονός που συνιστά απόκλιση από τον Κώδικα Εταιρικής Διακυβέρνησης, η οποία επισημαίνεται στη Δήλωση Εταιρικής Διακυβέρνησης στην οποία προβαίνει η εταιρεία. Τα τελευταία χρόνια έχουν καταβληθεί σημαντικές προσπάθειες προς την κατεύθυνση της προαγωγής βασικών αρχών εταιρικής διακυβέρνησης ενώ η Εταιρεία προτίθεται να υιοθετήσει κατάλληλες  πολιτικές και προτάσεις προκειμένου να ελαχιστοποιήσει τις υπάρχουσες αποκλίσεις σε σχέση με τις διατάξεις του Κώδικα Εταιρικής Διακυβέρνησης. Έτσι κατά το περασμένο δωδεκάμηνο:

1. Πραγματοποιήθηκαν 29 συνεδριάσεις του ΔΣ.
2. Υιοθετήθηκε Πολιτική Ανταγωνισμού και Προγράμματος Συμμόρφωσης η οποία αποτελεί σημαντική συμπλήρωση του κανονιστικού πλαισίου αυτορρύθμισης του Ομίλου.
3. Εγκρίθηκε η Πολιτική Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων του Ομίλου σε συμμόρφωση προς το ισχύον εθνικό και ευρωπαϊκό κανονιστικό πλαίσιο και ειδικότερα στον Ευρωπαϊκό Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων Χαρακτήρα (GDPR).

Επίσης εκτός από την αξιολόγηση του ΔΣ μέσω της Έκθεσης Πεπραγμένων του από την ετήσια Τακτική Γενική Συνέλευση των μετόχων, το ΔΣ παρακολουθεί και επανεξετάζει την υλοποίηση των αποφάσεών του σε ετήσια βάση, αξιολογεί τακτικά την αποτελεσματικότητά του κατά την  εκπλήρωση των καθηκόντων του καθώς και εκείνη των επιτροπών που έχει συστήσει. Μέχρι σήμερα η αξιολόγηση αυτή είναι συλλογική του ΔΣ ως οργάνου της εταιρείας και των επιτροπών που το ΔΣ έχει συστήσει με βάση τα πεπραγμένα του προηγούμενου διαστήματος. Κατά την εν λόγω αξιολόγηση προΐσταται ο Πρόεδρος και τα αποτελέσματα αυτής συζητούνται σε συνεδρίαση του ΔΣ. Ο Πρόεδρος είναι υπεύθυνος για τη λήψη μέτρων για την αντιμετώπιση των αδυναμιών που προέκυψαν από την αξιολόγηση.  Για το έτος 2019 εξετάζεται η καταρχήν υιοθέτηση διαδικασίας αυτοαξιολόγησης της λειτουργίας του ΔΣ και στη συνέχεια, η αξιολόγηση της απόδοσής του από εξωτερικό σύμβουλο για το έτος 2020.